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Manuel pour les webinaires
Merci de collaborer à nos webinaires ! Vous trouverez ci-dessous une série de points pratiques à respecter. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les adresser à votre personne de contact via team@ncoi.be.
How to webinar : comment fonctionne le logiciel des webinaires Online Seminar ?
Pour l’organisation de nos webinaires, nous collaborons avec notre partenaire Online Seminar. Nos clients se connectent à la plateforme Online Seminar et assistent à votre webinaire. Quant à vous, en tant que formateur, il vous suffit de vous connecter à MS Teams.
Curieux de savoir comment cela fonctionne ?
- Notre partenaire Online Seminar vous envoie un lien MS Teams. Il n’est même pas nécessaire que le logiciel soit installé sur votre ordinateur portable ; il suffit de se connecter via le navigateur.
- Vous devez vous connecter 30 minutes avant le début du webinaire par le biais du lien que vous avez reçu.
- Notre partenaire Online Seminar vous guidera et passera en revue avec vous les modalités pratiques. Gardez votre téléphone portable à portée de main, car nous utilisons un logiciel de clic pour gérer la présentation PowerPoint. En tant que professeur, vous n’aurez qu’à cliquer pour faire défiler votre présentation. Pour le reste, vous pouvez vous concentrer sur le contenu et le message que vous souhaitez transmettre. Tous les aspects techniques sont pris en charge par Online Seminar.
- Sur le plan technique, l’image est reprise et diffusée par Online Seminar, en même temps que votre présentation PowerPoint. Ils se chargent des titres, des vidéos, des sondages et des questions d’évaluation qu’ils ont reçus.
- Après la présentation, un court moment d’évaluation est prévu.
En pratique
Votre présentation
Votre présentation sera téléchargeable via le logiciel utilisé pour les webinaires :
- Optez pour une présentation PowerPoint et utilisez notre modèle PowerPoint (vous pouvez le télécharger ici).;
- Numérotez votre présentation PowerPoint. Cela servira de référence aux participants, à votre personne de contact chez NCOI et à Online Seminar ;
- Paramétrez la taille des diapositives en format écran large 16:9. Ce réglage est nécessaire pour permettre l’utilisation du logiciel de webinaire ;
- Taille de la police : 24-28 pt ;
- Taille maximale du fichier: 4 Mo ;
- Plutôt des images que des textes (trop longs) ;
- Les participants reçoivent la présentation au format PDF ;
- N’ajoutez pas de notes ou d’animations au ppt. La présentation est enregistrée dans notre système, qui supprime les notes et les animations.
Questions (sondage)
Pour capter l’attention des participants et vérifier qu’ils restent attentifs, nous lancerons les sondages standard suivants au cours de votre présentation :
- Etes-vous la personne au nom de laquelle l'attestation de présence est établie? Oui
- La connexion à la plateforme s'est-elle bien déroulée? Oui/Non
- À quel moment préférez-vous suivre un webinaire ? Le matin / L'après-midi / Le soir / Sur demande
- Pensez-vous qu'il est important de toujours voir le (les) intervenant(s) à l'écran pendant un webinaire ? Oui/Non
Votre personne de contact chez NCOI déterminera l’enchainement des sondages et le communiquera à Online Seminar.
Questions de test
Pour certaines associations professionnelles (DOM, ITAA, FSMA), en plus d’un taux de participation minimum de 80 % et de réponses à au moins trois des quatre questions de sondage, il est également requis de répondre à des questions d’évaluation de fond (une pour l’ITAA/DOM & trois pour la FSMA) afin que les participants puissent obtenir leur certificat.
Si l’un de ces certificats est délivré dans le cadre de votre formation, votre personne de contact chez NCOI vous demandera d’envoyer une ou plusieurs questions d’évaluation (questions à choix multiples, y compris la solution). Les participants seront invités à répondre aux questions d’évaluation à la fin du webinaire. Sur trois questions d’évaluation, les participants doivent répondre correctement à au moins deux questions pour obtenir leur certificat.
Points d’attention lors des webinaires
Parole
Un webinaire est fatigant, aussi bien pour l’intervenant que pour les participants. Quelques conseils :
- Respectez le temps prévu.
- Parlez calmement et respirez à temps.
- N’hésitez pas à boire quand vous avez soif.
- Essayez de regarder le plus possible la caméra.
- Faites de petites pauses en répondant aux questions ou en en posant (sondage).
Questions des participants
Les participants peuvent poser des questions pendant le webinaire, mais uniquement par écrit, dans un « chat field ».
- L’hôte se charge de répondre aux questions techniques.
- L’hôte rassemble les questions de fond et vous les montre sur un écran séparé. À vous de choisir si / quand vous allez y répondre.
Diffusion à distance
Si vous diffusez depuis votre domicile (ou votre bureau), les points d'attention mentionnés ci-dessus sont également valables. Vous devez également prêter attention aux éléments suivants :
- Éclairage : placez-vous dans un endroit où il y a suffisamment de lumière. Veillez à ce que la principale source de lumière ne soit pas derrière vous, car vous obtiendrez alors une image très sombre.
- Son / bruit : placez l'appareil dans un endroit où il y a peu de bruit de fond. Si nécessaire, fermez toutes les fenêtres/portes.
- Veillez à ce que l'environnement/le fond soit aussi neutre que possible. Regardez attentivement ce qui apparaît à l'écran et éliminez les éléments perturbateurs. Retirez également les objets personnels si vous le jugez nécessaire (photos de famille, œuvres d'art,...).
